Varslingspolitikk

Mesh ønsker en organisasjonskultur preget av åpenhet, hvor kritikkverdige forhold tas opp, diskuteres og løses. Hovedregelen er at forhold som oppfattes som kritikkverdige skal tas direkte opp med den involverte part. Når dette ikke fører til vedtak eller når det er nødvendig å bringe saken til noen andre som kan ta opp de kritikkverdige forholdene, kalles det varsling. Rutinene er oppdatert med nye regler i arbeidsmiljøloven § 2 A med virkning fra 1.1.2020 (Norge) og med varslervernloven gjeldende fra 24.06.2021 (Danmark).

Varslingsrutinene spesifiserer:

• Hva skal rapporteres
• Hvem kan rapportere
• Hvem det kan rapporteres til
• Hvordan det skal rapporteres
• Hvordan en rapport i Mesh håndteres

Hva skal rapporteres?

I Mesh ønsker vi å bli informert om uetisk oppførsel som strider mot våre verdier, etiske retningslinjer, undergraver Mesh sitt omdømme og/eller andre kritikkverdige forhold. Kritikkverdige forhold defineres i henhold til arbeidsmiljøloven § 2 A-1 (Norge) og varslerbeskyttelsesloven (Danmark) som «forhold som bryter med lovregler, skriftlige etiske retningslinjer i organisasjonen, eller etiske normer som er bred støttet i samfunnet», for eksempel forhold som innebærer:

• Fare for liv eller helse
• Fare for klima eller miljø
• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• Misbruk av myndighet
• Utrygt arbeidsmiljø
• Brudd på databeskyttelsen
• Brudd på Meshs vedtekter, verdier eller etiske retningslinjer
• Brudd på generelt norsk lovverk

Rapporten skal gjelde forhold knyttet til Mesh, organisasjonens medlemmer eller gjester. Varslingsregler gjelder normalt ikke ved personalkonflikter og uenigheter om gjennomføringen av arbeidsavtalen.

Hvem kan rapportere?

Mesh oppfordrer alle som opplever kritikkverdige forhold i organisasjonen til å informere oss om det. Enten du er medlem, gjest eller på noen måte knyttet til Mesh, kan du melde fra om du opplever kritikkverdige forhold i organisasjonen eller ved våre Hubs.

Hvem kan det rapporteres til?

Mesh-medlemmer, gjester eller andre tilknyttet Mesh har følgende rapporteringskanaler:

• Til den nærmeste lederen eller den ansvarlige (f.eks. leder på arbeidslinjen, leder for gjestfrihet/medlemskap, daglig leder eller COO)
• Til veilederens veileder
• Til styrets leder eller COO.

Meldingen skal som hovedregel gis til nærmeste leder eller ansvarlig i vedkommende organisasjonsenhet. Dersom meldingen gjelder øverste leder, kan den meldes til overordnet organisasjonsenhet. Vanligvis bør problemer tas opp med nærmeste overordnede eller driftssjef i organisasjonen, eller med administrerende direktør eller styreleder dersom saken gjelder driftssjefen. 

Hvordan kan det rapporteres?

Varsling om kritikkverdige forhold bør skje skriftlig. En rapport bør inneholde fullt navn, med mindre anonymitet er ønsket. Beskriv grunnlaget for observasjonen eller bekymringen så spesifikt som mulig. Gi også informasjon om tidligere kjente saker som kan være relevante for meldingen og hvem andre som kjenner til forholdene som meldes. Meldingen bør gjøres på en forsvarlig måte, og den som melder må ta ansvar for sine uttalelser.

Varslere har rett til å melde fra anonymt. Men åpenhet sikrer normalt en bedre prosess og resultat. Alle rapporter skal uansett behandles konfidensielt.

Hvordan håndteres rapporter i Mesh?

De som håndterer en rapport må følge disse grunnleggende prinsippene:

• Både varsleren og den som anmeldes har rett til å bli tilstrekkelig ivaretatt, mens saken er under behandling og etter at saken er avsluttet.
• Så snart som mulig får varsleren bekreftelse på at meldingen er mottatt og nødvendig informasjon om den videre behandlingen av saken. Det skal i hvert enkelt tilfelle vurderes hvem som skal involveres i den videre behandlingen av saken. Varsleren og den som anmeldes bør gis anledning til å komme med sine synspunkter i saken og ha rett til å la seg bistå av en representant. Meldingsmottaker bør alltid vurdere å involvere verneombudet i saker som gjelder ansatte.
• Den som hører om en kritikkverdig tilstand har plikt til å håndtere meldingen eller, dersom den ikke kan håndtere den selv, melde den videre.
• Varslingssaker skal behandles konfidensielt og i samsvar med personvernlovgivningen. Taushetsplikt innebærer i denne sammenheng at identiteten til varsleren og den eller de som anmeldes ikke skal utleveres til flere enn nødvendig for den videre behandlingen av saken.
• De som behandler meldingen må opprette en logg for alle saker de mottar, som viser om saken ble behandlet, hvordan den ble behandlet, hvem som deltok og resultatet av meldingen. Logg og andre saksdokumenter skal arkiveres og oppbevares konfidensielt på en sikker måte.
• Rapporten sendes automatisk til valgt mottaker på skjemaet. Dersom mottaker av melding trenger veiledning om håndtering av meldingen, kan HR- og organisasjonsleder i Mesh kontaktes for råd.