Varslingspolicy

Mesh ønsker en organisasjonskultur preget av åpenhet, hvor kritikkverdige forhold tas opp, diskuteres og løses. Hovedregelen er at forhold som oppfattes som kritikkverdige, skal tas opp direkte med den det gjelder. Når dette ikke fører frem, eller når det er nødvendig å bringe saken videre til andre som kan ta tak i de kritikkverdige forholdene, kalles det varsling. Rutinene er oppdatert med nye regler i arbeidsmiljøloven § 2 A, gjeldende fra 01.01.2020 (Norge) og med varslingsloven gjeldende fra 24.06.2021 (Danmark).

Varslingsrutinene spesifiserer:

  • Hva som skal varsles om
  • Hvem som kan varsle
  • Til hvem det kan varsles
  • Hvordan det skal varsles
  • Hvordan en varsling i Mesh håndteres

Hva skal varsles om?

I Mesh ønsker vi å bli informert om uetisk atferd som strider mot våre verdier, etiske retningslinjer, undergraver Meshs omdømme, og/eller andre kritikkverdige forhold. Kritikkverdige forhold er definert i henhold til arbeidsmiljøloven § 2 A-1 (Norge) og varslingsloven (Danmark) som “forhold som bryter med lovregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten, eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet,” slik som forhold som involverer:

  • Fare for liv eller helse
  • Fare for klima eller miljø
  • Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
  • Maktmisbruk
  • Utrygt arbeidsmiljø
  • Brudd på personvern
  • Brudd på Meshs vedtekter, verdier eller etiske retningslinjer
  • Brudd på generell norsk lovgivning

Rapporten må gjelde forhold knyttet til Mesh, organisasjonens medlemmer eller gjester. Varslingsregler gjelder normalt ikke for personalkonflikter og uenigheter om gjennomføring av arbeidsavtalen.

Hvem kan varsle?

Mesh oppfordrer alle som opplever kritikkverdige forhold i organisasjonen til å informere oss om det. Enten du er medlem, gjest eller på annen måte tilknyttet Mesh, kan du varsle hvis du opplever kritikkverdige forhold i organisasjonen eller på våre Hubs.

Til hvem kan det varsles?

Mesh-medlemmer, gjester eller andre tilknyttet Mesh har følgende varslingskanaler:

  • Til nærmeste leder eller ansvarlig person (f.eks. Workbar-leder, Head of Hospitality/Membership, General Manager eller COO)
  • Til leders leder
  • Til styreleder eller COO.

Som hovedregel skal varslingen skje til nærmeste leder eller ansvarlig person i den aktuelle organisatoriske enheten. Gjelder varslingen toppleder, kan det varsles til høyere organisatorisk enhet. Generelt bør problemer tas opp med nærmeste overordnede eller COO i organisasjonen, eller med daglig leder eller styreleder dersom saken gjelder COO. 

Hvordan kan det varsles?

Varsling om kritikkverdige forhold bør gjøres skriftlig. En varsling bør inneholde fullt navn, med mindre anonymitet er ønskelig. Beskriv grunnlaget for observasjonen eller bekymringen så spesifikt som mulig. Gi også informasjon om eventuelle tidligere kjente saker som kan være relevante for varslingen, og hvem andre som er kjent med de forholdene det varsles om. Varslingen skal gjøres på en ansvarlig måte, og den som varsler må ta ansvar for sine utsagn.

Varslere har rett til å varsle anonymt. Åpenhet sikrer imidlertid normalt en bedre prosess og et bedre resultat. Uansett skal alle varslinger behandles konfidensielt.

Hvordan behandles varslinger i Mesh?

De som behandler en varsling, må følge disse grunnleggende prinsippene:

  • Både varsleren og den det varsles om har rett til å bli ivaretatt på en forsvarlig måte, både under og etter saksbehandlingen.
  • Så snart som mulig mottar varsleren bekreftelse på at varslingen er mottatt og nødvendig informasjon om den videre saksbehandlingen. I hvert enkelt tilfelle må det vurderes hvem som skal involveres i den videre saksbehandlingen. Varsleren og den det varsles om skal gis anledning til å presentere sitt syn på saken og har rett til å la seg bistå av en representant. Mottaker av en varsling bør alltid vurdere å involvere verneombudet i saker som involverer ansatte.
  • Enhver som får kjennskap til et kritikkverdig forhold, har plikt til å behandle varslingen, eller, hvis de ikke kan behandle den selv, varsle den videre.
  • Varslingssaker skal behandles konfidensielt og i samsvar med personvernlovgivningen. Konfidensialitet i denne sammenhengen betyr at identiteten til varsleren og den eller de det varsles om ikke skal avsløres for flere personer enn nødvendig for den videre saksbehandlingen.
  • De som behandler varslingen, må opprette en logg for alle saker de mottar, som angir om saken ble behandlet, hvordan den ble behandlet, hvem som deltok, og resultatet av varslingen. Loggen og andre saksdokumenter må arkiveres og lagres konfidensielt på en sikker måte.
  • Varslingen sendes automatisk til den valgte mottakeren på skjemaet. Hvis mottakeren av en varsling trenger veiledning om behandling av varslingen, kan HR- og organisasjonssjefen i Mesh kontaktes for råd.

SEND VARSLING