Politik for whistleblowing

Mesh ønsker en organisationskultur præget af åbenhed, hvor kritisable forhold tages op, diskuteres og løses. Hovedreglen er, at forhold, der opfattes som kritisable, skal tages op direkte med den involverede part. Når dette ikke fører til en løsning, eller når det er nødvendigt at bringe sagen videre til en anden, som kan tage sig af de kritisable forhold, kaldes det whistleblowing. Rutinerne er opdateret med nye regler i arbejdsmiljølovens § 2 A, gældende fra 1.1.2020 (Norge) og med lov om beskyttelse af whistleblowere gældende fra 24.06.2021 (Danmark).

Det fremgår af whistleblower-rutinerne:

• Hvad der skal rapporteres
• Hvem kan rapportere
• Hvem det kan rapporteres til
• Hvordan det skal rapporteres
• Sådan håndteres en rapport i Mesh

Hvad skal rapporteres?

I Mesh ønsker vi at blive informeret om uetisk adfærd, der går imod vores værdier, etiske retningslinjer, underminerer Meshs omdømme og/eller andre kritisable forhold. Kritisable forhold er defineret i henhold til Arbejdsmiljøloven § 2 A-1 (Norge) og Lov om beskyttelse af whistleblowere (Danmark) som "forhold, der overtræder juridiske regler, nedskrevne etiske retningslinjer i organisationen eller etiske normer, der har bred opbakning i samfundet", som f.eks. forhold, der involverer:

• Fare for liv eller helbred
• Fare for klima eller miljø
• Korruption eller andre økonomiske forbrydelser
• Misbrug af autoritet
• Usikkert arbejdsmiljø
• Overtrædelse af databeskyttelse
• Overtrædelse af Meshs vedtægter, værdier eller etiske retningslinjer
• Overtrædelse af generel norsk lovgivning

Indberetningen skal vedrøre forhold relateret til Mesh, organisationens medlemmer eller gæster. Whistleblower-reglerne gælder normalt ikke for personalkonflikter og uoverensstemmelser om gennemførelsen af ansættelseskontrakten.

Hvem kan rapportere?

Mesh opfordrer alle, der oplever kritisable forhold i organisationen, til at informere os om det. Uanset om du er medlem, gæst eller på anden måde forbundet med Mesh, kan du rapportere, hvis du oplever kritisable forhold i organisationen eller på vores hubs.

Hvem kan det rapporteres til?

Mesh-medlemmer, gæster eller andre med tilknytning til Mesh har følgende rapporteringskanaler:

• Til den nærmeste leder eller ansvarlige person (f.eks. leder af arbejdsbaren, chef for hospitality/medlemskab, general manager eller COO)
• Til vejlederens vejleder
• Til bestyrelsesformanden eller driftschefen.

Som hovedregel skal rapporten sendes til den nærmeste overordnede eller ansvarlige i den pågældende organisatoriske enhed. Hvis rapporten vedrører den øverste leder, kan den rapporteres til den højere organisatoriske enhed. Generelt bør problemer tages op med den nærmeste overordnede eller den øverste ansvarlige i organisationen, eller med den administrerende direktør eller bestyrelsesformanden, hvis sagen vedrører den øverste ansvarlige. 

Hvordan kan det rapporteres?

Whistleblowing om kritisable forhold bør ske skriftligt. En rapport bør indeholde det fulde navn, medmindre man ønsker anonymitet. Beskriv grundlaget for observationen eller bekymringen så specifikt som muligt. Giv også oplysninger om eventuelle tidligere kendte tilfælde, der kan være relevante for rapporten, og hvem der ellers har kendskab til de forhold, der rapporteres. Indberetningen skal ske på en ansvarlig måde, og den person, der indberetter, skal tage ansvar for sine udtalelser.

Whistleblowere har ret til at rapportere anonymt. Men gennemsigtighed sikrer normalt en bedre proces og et bedre resultat. Uanset hvad skal alle indberetninger behandles fortroligt.

Hvordan håndteres rapporter i Mesh?

De, der håndterer en rapport, skal følge disse grundlæggende principper:

• Både whistlebloweren og den indberettede part har ret til at blive passet godt på, mens sagen behandles, og når den er afsluttet.
• Whistlebloweren får hurtigst muligt en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget, og de nødvendige oplysninger om den videre behandling af sagen. I hvert enkelt tilfælde skal det vurderes, hvem der skal inddrages i den videre behandling af sagen. Whistlebloweren og den indberettede part skal have mulighed for at fremlægge deres synspunkter i sagen og har ret til at lade sig bistå af en repræsentant. Modtageren af en indberetning bør altid overveje at inddrage sikkerhedsrepræsentanten i sager, der involverer medarbejdere.
• Enhver, der hører om et kritisabelt forhold, har pligt til at håndtere rapporten eller, hvis de ikke selv er i stand til at håndtere den, rapportere den videre.
• Whistleblowersager skal behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Fortrolighed betyder i denne sammenhæng, at identiteten på whistlebloweren og den eller de parter, der indberettes, ikke må videregives til flere personer end nødvendigt for den videre behandling af sagen.
• De, der håndterer rapporten, skal oprette en log for alle sager, de modtager, med angivelse af, om sagen blev behandlet, hvordan den blev behandlet, hvem der deltog, og resultatet af rapporten. Loggen og andre sagsdokumenter skal arkiveres og opbevares fortroligt på en sikker måde.
• Rapporten sendes automatisk til den valgte modtager på formularen. Hvis modtageren af en rapport har brug for vejledning i håndteringen af rapporten, kan HR- og organisationschefen hos Mesh kontaktes for at få råd.